6 lépés melyre érdemes figyelni a HR rendszer kiépítésekor

6 lépés melyre érdemes figyelni a HR rendszer kiépítésekor

1) A bevezetni kívánt rendszer megismerése

Természetesen a rendszerbevezetés költségei mellett az egyik legfontosabb szempont, hogy milyen tulajdonságokkal rendelkezik az a szoftver, amelyet a vállalatunknál ki szeretnénk építeni… A rendszer felületének, „demónak” a megtekintése a bevezetés előtt éppen ezért nem elhanyagolható lépés, hiszen csak így tudunk meggyőződni arról, hogy a kívánt fejlesztés biztosítja-e számunkra a felhasználóbarát felületet, az adatok biztonságát, a jogosultságoknak megfelelő hozzáférést… és számos számunkra jelentős jellemzőt.

2) Az igények alapos tisztázása

Egy HR rendszer csak akkor képes teljes körűen kiszolgálni felhasználóit, amennyiben támogatja a szervezet folyamatainak működését, és hozzájárul a munkavállalók mindennapi munkavégzésének eredményességéhez. Éppen ezért egy testreszabott HR szoftver bevezetésekor kiemelt figyelmet kell fordítani a vállalati folyamatok, és az egyedi igények teljes körű tisztázására a kivitelezőkkel.

3) A fejlesztendő egyedi funkciók megtervezése idő és költség oldalon

Az egyedi igények és a vállalat folyamatainak ismeretében elkezdődhet a kívánt rendszermodulok vagy a komplett rendszer funkcionalitásának megtervezése és az ehhez kapcsolódó idő-, és költségterv felállítása. Ezek meghatározása természetesen több tényező mentén kerülhetnek kialakítására, így pl.: funkcionalitás szélessége, komplett rendszer vagy csak külön álló modulok szükségessége, a rendszer havidíjas szolgáltatásként vagy beruházásként való igénybevétele stb.

4) Fejlesztendő funkciók priorizálása, megvitatása, véglegesítése

Annak érdekében, hogy a vállalatra szabott fejlesztések gördülékenyen menjenek, és minél hamarabb megkezdhessük a szoftver használatát, szükség van a fejlesztendő funkciók alapos megbeszélésére és véglegesítésére.

5) A bevezetési folyamat megtervezése

Egy komplett rendszer bevezetése igazán felbolygathatja a munkavégzést, hiszen minél gyorsabban át kell állni az új rendszer alkalmazására, de a mindennapi feladataink sem állnak meg egy pillanatra sem. Az érintett munkavállalók felkészítése mellett éppen ezért rendkívül fontos a bevezetési folyamat időigényének megtervezése, mely biztosítja, hogy zökkenőmentesen menjen az új rendszer bevezetése.

6) A rendszer bevezetése és a felhasználók oktatása

Amennyiben a kész rendszer rendelkezésre áll következik a legfontosabb lépés, tehát a felhasználók oktatása, képzése. Ahhoz, hogy az új HR rendszerünket maximálisan kihasználhassuk kellő időt kell fordítani az érintett dolgozók betanítására, a rendszer működésének széleskörű megismertetésére. Mutassuk be nekik a rendszer előnyeit, és hogy ez milyen módon járul hozzá a mindennapos feladataik egyszerűbb ellátásához, hiszen ezzel az esetleges kezdeti ellenállásuk is könnyen csökkenthető.