Íme 10 ok, amiért ideje elfelejteni az idejétmúlt táblázatokat!


Számos
HR szakember erősen megbízik abban, hogy táblázatvezetéssel a humán
erőforráshoz kapcsolódó kulcsfontosságú információkat megfelelően szem előtt
tudja tartani. 

DE az igazság, hogy a táblázatvezetés csak addig nyújt biztos megoldást, amíg a vállalat megkezdi működését, alacsony a munkavállalói létszám, de mikor a létszám elkezd növekedni, problémákba ütközhet.

A munkavállalók feladatokkal való összekapcsolása, a betegségek rögzítése stb. hamarosan nehezen kezelhetővé válik. Éppen ezért következzen néhány ok, ami alátámasztja a táblázatvezetés nehézségeit és egy újabb megoldás felkutatását – mint pl.: egy HR szoftver – amely segít az időbeosztásban és a munka hatékonyságának növelésében.


Ismerje meg milyen problémákba ütközhet a táblázatok vezetésekor és hogyan oldhatja meg ezeket a legkönnyebben!

1. Nem
biztonságos az információk megosztása


A
táblázatokat tipikusan PC-ken vagy laptopon tárolják, és oda-vissza küldik
e-mailen a kollégák egymás között, így mindig menteni vagy frissíteni kell a
legutóbbi változásokat. Bárki könnyen megfeledkezhet arról, hogy levédje
jelszóval, így a szenzitív adatok biztonságos tárolása is veszélyben van.

2. Könnyű
hibázási lehetőség


Amikor
egy-egy táblázat úgymond több dolgozó keze alatt megy át, gyakori lehet a
hibázás lehetősége. Habár az is lehetséges, hogy egyes személyek szándékosan
változtatnak meg számokat vagy visznek fel rossz információkat, de adódhat a
hibázás egyszerű emberi figyelmetlenségből. Azok a személyek, akiknek pedig nem
megy profi szinten a táblázatkezelés akár felvihetik a bizalmas információkat
rossz cellába is, kitörölhetnek fontos információkat. Továbbá a táblázatok
e-mailen való oda-vissza küldözgetése, a vírusoktól nem megfelelően védett
gépek mind azt okozhatják, hogy a dokumentum vírusos legyen és elvesszen a
kemény munka…

3. Gyakran
idejétmúltak


A
HR adatbázisok folyamatosan változnak, mindig vannak kilépők és belépők,
változnak a szerződések, a szabadságolások, és a képzési igények… a lista
szinte végtelen. Éppen ezért szinte lehetetlen mindig azonnal rögzíteni a
legfrissebb információkat a táblázatokba. A HR szoftverek támogatásával azonban
minden információ egyenesen a rendszerbe fut össze, és a folyamatok
automatizáltak…

4. Túl sok
papírmunka


A
HR-esek legtöbb idejét unalmas és időigényes tevékenységek teszik ki, mint pl.:
a munkavállalókkal kapcsolatos adatok frissítése, a szabadságolások
engedélyezése stb. A táblázatok nem dolgozzák fel automatikusan az
információkat, nem küldenek riasztásokat és valójában nem mondhatjuk egy
megfelelő adatközpontnak sem, ennek ellenére a HR szoftverek mindezt
biztosítják.

5. Nincs
megfelelő adatközpont


A
HR szakemberek sokszor több táblázatot is vezetnek: egyet a szabadságoknak,
egyet a távolléteknek, egyet a tréningeknek és így tovább… Ami azonban a
nagyobb problémát jelentheti, hogy a vállalat különböző részlegeiért felelős HR
szakemberek saját adatbázisokat vezetnek. A HR szoftverek éppen azért nyújtanak
magas szintű támogatást, mert egy helyen, biztonságosan gyűjtik össze az összes
humán erőforrással kapcsolatos információt kezdve a munkavállalók adataitól a
HR stratégiáig.

6. Nehéz az
információk naprakész biztosítása


A
HR-eseket sokszor állítja kihívás elé a naprakész információk biztosítása a
menedzsment kérésére. Amikor minden a feje tetejére áll, az HR szakemberek
táblázataik között a legutóbbi verziót keresgetik, és csak reménykednek, hogy a
legfrissebb információk is rögzítésre kerültek adatbázisukban. A HR
szoftverekkel mindenez a múlté, hiszen az adatok és információk nyilvántartása
és kezelése egy felhasználóbarát felületen oldható meg, amely a vezetőség
számára is elérhető tértől és időtől függetlenül.

7. Időrabló
tevékenység


A
táblázatok folyamatos nyilvántartása, vezetése és kezelése nagyon időigényes
tevékenység. Sokszor a HR-esek, ahogy korábban is írtuk nagyon sok táblázatot
vezetnek, viszont vannak olyan összefüggő információk, amelyekből kifolyólag
ezeket több adatbázisba is be kell vezetni. A HR szoftverek az összes adat
tárolását egy helyen teszik lehetővé, a folyamatok követésével egyaránt.

8. Nehezen
hozzáférhető


Gyakran
a humán erőforrással kapcsolatos adatok nagy része bizalmas, így mielőtt
megosztanánk más kollégákkal nagy körültekintéssel kell átnézni az adatokat. Amikor
egy menedzser a csoport tagjainak szeretné tudni a szabadságolását a HR-eshez
kell fordulnia. Az pedig frusztrációhoz és felesleges idegeskedéshez vezethet,
ha az információkat nem kapja meg abban az időben, amikor pont szükség lenne
rájuk.

9. Nehezen
követhetőek az összefüggések


A
megannyi táblázatból, adatbázisból kifolyólag nagyon nehéz megtalálni a
vezetőségnek az összefüggéseket, a legfontosabb tényezőket. A HR szoftverek
segítségével minden információ egy helyen érhető el, megadva ezzel annak a
lehetőséget, hogy egy egységes kép alakuljon ki az információk sokaságából.

10. Lelassítják
a munkavégzést


Az
információk adatbázisokba való rögzítése, az adatok naprakészségének
ellenőrzése mind-mind nagyon sok időt és energiát vesznek el a határidős
feladatok ellátása során. A HR-eseknek kiemelten fontos, hogy felvegyék a lépést
a rohanó világgal, amely a HR szoftverekkel egyszerűen biztosított. A HR
rendszerek nemcsak gyorsak, de költséghatékonyan támogatják a vállalati
folyamatokat.



Kép: jscreationzs, FreeDigitalPhotos.net

Kérdése van? Vegye fel velünk a kapcsolatot!

INFORMÁCIÓ/ CONTACT US!