Az onboarding jelentése a HR szakmában általánosságban véve az új munkavállaló munkaszervezetbe való beillesztésének folyamatát takarja. A tudatosan felépített folyamat lépései a munkaviszony kezdetén nem csupán adminisztratív mozzanatokat takarnak, hanem komoly szerepet játszanak az új munkatárs hosszú távú megtartásában és elköteleződésében is. A folyamat során az új kolléga a többi közt megismeri a vállalat kultúráját, az egyedi, belső működési elveket, a szervezet céljait, értékeit, szokásait és elvárásait is. Mindezt úgy, hogy közben lehetősége van kapcsolatokat építeni, kérdezni, és fokozatosan beilleszkedni a közösségbe. A hatékony onboarding jelentése nem csupán a munkavállaló komfortérzetének növelésével egyenlő, hanem a teljes szervezet számára is előnyös tartalommal bír: hozzájárul a gyorsabb betanuláshoz, csökkenti a fluktuációt, és erősíti a munkavállalói elkötelezettséget. Amennyiben egy ilyen beillesztési folyamatot tudatosan és jól megtervezünk, azt biztosítja, hogy az új kolléga már a kezdetektől hasznos tagja lehessen a munkaközösségnek, és úgy érezze, hogy jó helyre került. A következőkben azt vizsgáljuk, hogy mitől lesz igazán eredményes az onboarding, és milyen eszközökkel, lépésekkel érdemes támogatni ezt a fontos folyamatot.
Onboarding a digitális korban
Az új munkavállaló integrálása és sikeres beilleszkedése egy új szervezetbe napjainkban már nem ér véget a beléptetéshez szükséges papírok kitöltésével. Az ilyenkor szükséges adminisztrációtól többről van szó, egy átfogó és rendszerszerű folyamatról. A cél lényegében nem más, mint hogy a munkavállaló sikeresen illeszkedjen be az új szervezetbe, elkötelezett munkavállaló válhasson belőle és felkészüljön az eredményes munkavégzésre. Az onboarding jelentéséhez hozzátartozik az is, hogy a szóban forgó időszak többnyire az első munkanaptól a próbaidő lezárultáig tart, vannak viszont olyan elméletek, amelyek szerint már a lehetséges munkavállalóval való első kapcsolatfelvétellel elkezdődik. mivel a dolgozói élet rohamtempóban változik, így a távmunka, a hibrid modellek és a nemzetközi csapatok egyre gyakoribbak a munka világában, mindez pedig új kihívásokat és lehetőségeket jelent az onboarding során is. A digitalizáció révén ma már számos ponton támogatható és automatizálható a folyamat, a beléptetési űrlapok kitöltésétől a szükséges dokumentumok eléréséig. De lehetővé teszi azt is, hogy az új munkavállalók integrálása az online térben is megtörténhessen, az e-learning lehetősége meggyorsítja az ismeretek átadását, az automatikus emlékeztetők és MI-alapú chatbotok pedig szintén egyszerűsíthetik az eligazodást. Mindehez csatlakoznak még olyan hatékonyság és élmény fokozó elemek, mint a videós bemutatkozások kollégáktól és partnerektől, interaktív tudástárak és gamifikált tananyagok - javítva a munkavállalói élményt már a belépés pillanatától.
Onboarding, mint a vállalati kultúra tükre
Az onboarding nemcsak a dolgozók technikai felkészítéséről szól, hanem a szervezeti kultúra átadásának egyik fő eszköze is egyben. A munkahelyi kapcsolatok kialakítása, vagy a házon belüli kommunikáció, szokások, elvárások megismertetése hozzájárul a munkavállalók érzelmi előköteleződéséhez. A generációs különbségeket illetően fontos megjegyezni, hogy az Y és Z generáció tagjainak (Y gen.: ~1981-1996 között születettek; ~Z gen.: 1995-2009 között születettek) komolyabb elvárásaik vannak a cég átláthatóságát, működésének érthetőségét illetően mint az előttük születetteknek. Ők azok, akik élményalapú tanulási lehetőségeket keresnek, és a digitális eszközök természetes részei a mindennapjaiknak, így a beillesztésük is más módszereket kíván, mint egy Baby Boomer generációhoz (~1946-1964 között születettek) tartozó dolgozó esetén.
Az onboarding is új korszakba lépett
A digitalizáció nemcsak a technológiában és az eszközökben jelent változást a munkahelyeken, hanem az onboarding céljait is formálja. A munkaerő-megtartásának az esélye és a dolgozói elköteleződés mérhetően növekszik, ha a munkavállaló úgy érzi, hogy tudatosan szervezett élményeken keresztül, és modern körülmények között válhat a csapat részévé. Egy strukturált onboarding folyamat ráadásul növeli a hatékonyságot, csökkenti a hibalehetőségeket, és javíthatja a produktivitást, mindez olyan előny, amit a modern cégvezetés nem hagyhat figyelmen kívül. A HR szoftverek, az onboarding portálok, az automatizált értesítőrendszerek, mentorálási modulok és az integrált e-learning rendszerek mind ezt a folyamatot segítik. Összegezve, mindez érzékelhető és mérhető előnyt jelenthet szervezeti oldalról, valamint az egyén oldaláról egyaránt.
Így segíti a HRmaster az onboardingot
A Személyügyi nyilvántartás egyszerűbbé és hatékonyabbá teszi a munkaügyi adminisztrációt, jelentős időmegtakarítást biztosítva mind a munkáltató, mind a munkavállaló számára. A Toborzás és kiválasztás modul segítségével strukturált és hatékony felvételi folyamat alakítható ki, amely támogatja a sikeres onboardingot, míg az adatok zökkenőmentes átadása megkönnyíti a jelöltek munkavállalóvá válását. A Mentoring modul aktívan segíti az új belépők, illetve a cégen belül áthelyezett kollégák integrációját és szakmai fejlődését – például buddy-rendszerrel és mentori támogatással –, így biztosítva számukra a gördülékeny beilleszkedést.
További bejegyzéseink a témában:
10 tipp a sikeres onboardinghoz
A mentor mint a szervezeti fejlődés eszköze
A mentorálás, mint az onboarding legütősebb eszköze
Onboarding: a puzzledarab elhelyezése a képben
Az onboarding folyamat home office munkavégzésnél
